先日、ある企業が社内で情報交換・共有するためには、
ITをどのように活用すればいいか？という相談を受けました。
情報交換・共有のITといえば、メーリングリスト、グループウェア
電子掲示板、blogなどが、すぐに思い浮かびます。
この企業では、まだこのようなITを使ったことがないようです。
ということは、「blogを使って個々が情報発信し・・・」なんてことを
言ってもピンとこないのです。
ちなみに、この会社は社長さんがIT活用に積極的なのです（ただし、
ITには詳しくない）。このような場合はどうするか？
グループウェアは高くはないですが、導入するには多少のお金がかかります。
メーリングリストやblogならフリーのものがありますので、まずはフリーの
ものを使ってもらうことにしました。
さかやんが、社長さんのやりたいことを聞いて、フリーのblogを使い
情報共有できる環境を作りました（社員用のblogを作り、情報共有ごとに
カテゴリなどを作っておいた）。
そして、社長さんと従業員の方数名に、使い方の説明をしました。
（説明会は、あくまでblogを使うとこのような情報共有ができますよ、
ということを理解してもらうためのものです）。
すると従業員の方から、「このような情報はblog使わなくても会議で
十分だ」とか「全ての情報をコンピュータに入力する時間がない」などと
否定的な意見がでます。ただし、全てに否定的でなく、blogを使った
方がいい部分もあるという意見もでました。
会議で情報共有できるなら、わざわざblogを使う必要ありません。
blogなどのITはあくまでツールであり、一番いい使い方をすればいいのです。
説明会ではいろいろ意見がでましたが、まずは自分達の仕事をする上で
どのような情報が発生し、それをどう処理すればいいかをまとめて
もらうことにしました。例えば、得意先情報であれば課内で共有した
方がいいなどです。そしてそれを元にさかやんが、「この情報は会議で
共有しましょう」、「この情報はblogを使いましょう」という具合に
交通整理することなりました。
確かに、ITに詳しくない企業では、すぐにblogなんかを使えば情報の
共有や発信ができて、経営改善につながると考えることがありますが、
全てをITに頼るのでなく、ITを使う部分と使わない部分をうまく区別する
ことも重要なのです。
今日の一言
「ITを使う部分と使わない部分を切り分けろ」
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＜発行者＞
有限会社ダイコンサルティング
中小企業診断士
ITコーディネータ・ITCインストラクタ
坂田岳史（さかやんです）
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オールアバウトのガイドもやっています。
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